. In einem allgemeinen Spesenreglement werden insbesondere Fahr-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten sowie Repräsentationsauslagen geregelt. Die Steuerverwaltung bietet mittleren und grösseren Unternehmen mit mindestens zehn Empfängern von Pauschalspesen die Möglichkeit, ein Spesenreglement genehmigen zu lassen. Viele der kantonalen Steuerverwaltungen stellen auf Ihrer Webseite ein Muster eines Spesenreglements zur Verfügung. Ebenfalls kann die kantonale Steuerverwaltung im Voraus kontaktiert werden, um zu klären ob es sich für deine Unternehmung lohnt, ein Spesenreglement zu erstellen oder nicht. Du kannst deine Kundennummer beim zuständigen Steueramt erfragen. Bitte beachte: Passe danach bei den quellensteuerpflichtigen Mitarbeitern die Angaben an (siehe Schritt 6) Hier eine Auflistung möglicher Unkosten bei begründeten Spesen: Bereits im Zusammenhang mit dem alten Lohnausweis vor 2007 gab es rudimentäre Bestimmungen, was in welchem Rahmen als Spesen gilt. Ebenso gab es in einigen Kantonen die Möglichkeit, Spesenreglemente von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigen zu lassen. Jedoch wurden diese Regeln höchst unterschiedlich durchgesetzt und haben viel Spielraum für Interpretation gelassen.

lohnt es sich ein Spesenreglement zu erstellen, dieses bei der Kantonalen Steuerverwaltung einzureichen und genehmigen zu lassen. Diese Genehmigung schafft Klarheit für für alle Parteien. Für die Steuerverwaltung ist klar, dass dies Pauschalspesen sind, welche begründet und genehmigt sind. Für deinen Arbeitnehmer ist klar, dass diese Pauschalspesen steuerfrei und somit nicht als Einkommen zu versteuern sind. Ausserdem ist für dich als Arbeitgeber klar, dass du keine Sozialversicherung auf den Spesen bezahlen musst und wie du diese korrekt im Lohnausweis aufführst. Wie du siehst, alle Parteien profitieren von dieser Lösung. Darunter fallen alle pro Zeitraum und unabhängig von den tatsächlichen Kosten entrichteten Pauschalen, so zum Beispiel Telefon- oder Internetpauschalen für die geschäftliche Nutzung der privaten Infrastruktur. Ebenso in diese Kategorie fallen die pauschalen Repräsentationsspesen von leitendem Personal und Aussendienstmitarbeitern, die anstelle der effektiven Entschädigung von kleinen Auslagen erfolgt. Die geschäftlich begründeten Spesen können zum Beispiel so aussehen: Dein Mitarbeiter muss von seinem Arbeitsort zu einer Kundin reisen. Da sich das Büro der Kundin in einer anderen Stadt befindet und am selben Tag noch weitere Kunden in der Nähe besucht werden, kehrt dein Mitarbeiter erst am Abend oder am darauffolgenden Tag zurück.

Es entstehen somit Spesen, da dein Mitarbeiter einen konkreten Auftrag (Kundenbesuche) hatte. Grundsätzlich wird unterschieden zwischen effektiven Spesen und Pauschalspesen: Die Abgrenzung zwischen Lohn und Spesen stellt die Praxis immer wieder vor schwierige Fragen. Gleichzeitig bestehen mit genehmigten Spesenreglementen interessante Möglichkeiten einer steueroptimalen Ausgestaltung. Im Folgenden haben wir für Sie die wichtigsten Überlegungen zum Thema Spesen Schweiz zusammengestellt. Die Wegleitung zum Lohnausweis gibt ein paar grundsätzliche Regelungen für die Vergütung von effektiven Spesen vor. Falls diese eingehalten werden, werden die effektiven Spesen ohne Weiteres akzeptiert und sind im Lohnausweis nicht mehr betragsmässig aufzuführen. Stattdessen wird nur deklariert, dass diese Grundsätze eingehalten wurden. Pauschalspesen sind weiterhin betragsmässig aufzuführen, und die Steuerverwaltung des Mitarbeiters beurteilt diesein der Veranlagung individuell.

Steuerverwaltung des Kantons Bern Spesenreglemente Postfach 3001 Bern Sicher und kompetent korrekte Lohnabrechnungen erstellen Unternehmen mit weniger als zehn Empfängern von Pauschalspesen können die Pauschalentschädigungen im Rahmen des Veranlagungsverfahrens mit der/dem zuständigen Expertin/Experten der Steuerverwaltung mit einer sogenannten Spesenvereinbarung festlegen.

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